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Estudo de Caso, (Re)estruturação em Pequena Empresa

Atualizado: Out 1

Vamos compartilhar com vocês um caso prático de um cliente, que culminou com o apoio na decisão de se investir em um ERP.


Inicialmente fomos contratadas para uma reestruturação, que incluía a criação de relatórios gerenciais, com abertura por centros de custo, já que a empresa estava em fase de expansão e queria avaliar a performance de cada unidade de negócio.


A contabilidade era terceirizada e o sistema financeiro era antigo e não integrado, gerando muito trabalho manual da equipe, com perda de tempo e ineficiência.


A empresa possui 25 funcionários, com faturamento médio de R$ 10 milhões/ano. Atua no setor de serviços de recursos humanos, prestando consultoria e fornecendo mão de obra temporária a outras empresas.


No primeiro momento, fizemos um levantamento de dados como:

  • quantidade de notas fiscais emitidas,

  • prazos de recebimento,

  • nº de clientes

  • principais fornecedores,

  • nº de lançamentos contábeis,

  • posição de caixa e relatórios.

Constatamos que o sistema atual não gerava relatórios de fluxo de caixa nem permitia a geração de relatórios gerenciais. Enfim, só tínhamos os dados contábeis para iniciar o projeto.


Avaliamos a qualidade da informação contábil e constatamos que, além do atraso, não havia padronização de contas, prejudicando as análises e gerando muitos erros. Enfim, não era possível fazer qualquer análise.


Constatamos ainda, que a equipe perdia muito tempo com cópias e escaneamentos de documentos para serem encaminhados à contabilidade, muitas vezes atrasando o recolhimento de tributos e outras atividades mais relevantes.


Após este diagnóstico inicial, o sócio administrador sentiu a necessidade de se ter um ERP de pequeno porte, que desse agilidade, independência e segurança às informações. Ele percebeu a dificuldade de se tomar qualquer decisão sem informação.


Foram feitos levantamentos de diversos softwares, com preços e funcionalidades diferentes.

Quando nos reunimos para avaliar as opções, compartilhamos nossa preocupação quanto a um investimento relativamente elevado, que geraria despesas de manutenção ao longo dos anos, sem que a empresa tivesse projeções de resultado e de fluxo de caixa confiáveis para dar suporte à decisão.

De modo a viabilizar a melhoria nos dados e a obtenção de relatórios, sugerimos a troca da empresa de contabilidade terceirizada, por uma que pudesse oferecer terminal de seu ERP para a empresa, que investiria apenas na melhoria do seu sistema de faturamento e nas interfaces necessárias à integração, incluindo o envio de informações e o retorno para elaboração de relatórios gerenciais. Nossa ideia foi aceita e o plano de trabalho passou a incluir a revisão do plano de contas e a criação dos centros de custo necessários à criação dos relatórios por unidade de negócio.


Uma vez adotada esta estratégia, a empresa passaria a controlar sua operação, e, futuramente poderá optar pela compra de um ERP próprio com mais segurança.


Como temos mencionado em outros artigos, é muito importante ter informações confiáveis para a tomada de decisão. Neste caso, um investimento em ERP, mesmo de pequeno porte, poderia gerar um passivo, prejudicando a saúde da empresa no futuro e impedindo seus planos de expansão.


Fica claro como um projeto de reestruturação provoca os gestores a refletir sobre a operação, entendendo a importância de se ter elementos para tomar uma decisão, seja ela de investimento ou de mudanças estratégicas.


Fale com a gente! Você não imagina os benefícios que a qualidade e agilidade das informações gerenciais podem proporcionar ao seu negócio!

Fonte da imagem: Wix accountant

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