Como já mencionamos em artigos anteriores, o termo “compliance” se originou do inglês, significando “fazer cumprir”. No ambiente empresarial corresponde à adequação das condutas da empresa ao cumprimento das leis, das normas contábeis, tributárias e trabalhistas, sempre se pautando nos padrões éticos. Serve também para definir os padrões de relacionamento com terceiros, como veremos adiante.
Para que este conceito seja difundido por toda a empresa, é necessário criar um Programa de Compliance, onde são estabelecidos mecanismos para detecção de desvios de conduta e controles para corrigi-los. É uma combinação das normas legais de cada localidade onde a empresa está instalada com diretrizes de atuação para todos os funcionários. A ideia é que seja aplicado como prevenção de problemas mais graves.
Neste artigo vamos detalhar os itens mais relevantes de um programa de compliance.
Um bom ponto de partida é olhar para eventuais problemas que a empresa atravessa ou já atravessou. A partir de erros já detectados, pode-se criar novas referências para que sejam evitados.
É fundamental que os níveis mais altos da empresa estejam engajados e comuniquem claramente os conceitos aos demais membros da empresa. O exemplo do cumprimento deste programa por todos dará mais credibilidade, confiança, contribuindo para seu sucesso.
Designar um responsável pela área de compliance, que tenha autoridade, recursos e independência em suas ações torna o processo mais produtivo e eficaz.
A criação de um Código de Conduta é uma oportunidade da empresa deixar claros quais são os procedimentos esperados, direitos e deveres, de diretores, gerentes, funcionários, terceirizados, clientes e parceiros comerciais. Para que este objetivo seja atingido é importante ter clareza, utilizando linguagem acessível, que não deixe margens de dúvidas, além de perguntas e respostas.
Alguns dos pontos que normalmente fazem parte de um Código de Conduta são:
responsabilidades dos funcionários para com os ativos da empresa, incluindo instalações, equipamentos, veículos, direitos, marcas e reputação.
regras de interação e relacionamento com entidades do setor público.
regras de viagens e entretenimento, tanto para os funcionários como para clientes.
aceitação e doação de brindes – em geral as empresa estipulam um valor (baixo) para que os brindes possam ser dados ou aceitos.
conflitos de interesse – contratação de parentes ou amigos para fornecimento de bens e serviços e contratação de membros da família com subordinação direta a algum gestor.
A existência de sistemas informatizados de controles (compras, contas a pagar, contas a receber, faturamento, viagens, contabilidade e tributário) facilitam muito o compliance, pois a empresa pode estabelecer limites de alçadas para estas despesas, definir o nível de descontos comerciais que os vendedores podem praticar etc. Por fornecerem controles, tornam o processo mais seguro e íntegro, ou seja, com poucas intervenções manuais.
Complementa o programa o estabelecimento de um canal de denúncias, que garanta o anonimato e a confidencialidade de quem denunciou. E mais importante, a investigação deve ser conduzida de forma independente e rigorosa, de modo que todos os envolvidos se sintam valorizados, tornando mais fácil a disseminação do programa na cultura da empresa.
É verdade que quando vemos todas estas recomendações, pensamos logo em grandes empresas. Mas empresas de qualquer porte podem implementar regras de funcionamento, de compras e de tratamento entre funcionários, clientes e fornecedores, sem grandes sistemas, com a adoção de normas e parâmetros operacionais. O canal de denúncias pode ser físico, como urna para depósito de formulários ou um e-mail, sempre garantindo o anonimato. É o começo da adoção das boas práticas de gestão, que também contribuem para a redução de fraudes, reduzindo o risco de qualquer negócio.
Fonte da Imagem: Programa de Compliance