Celina Gomes para BlogFpM.
Um tema pouco abordado, mas de grande relevância e impacto na gestão, é o custo das aplicações utilizadas na corporação.
Na decisão de implantação ou substituição de uma nova aplicação, os benefícios tais como agilidade, redução de erros manuais, aumento de produtividade são sempre considerados, mas nem todos os custos são incluídos nesta avaliação.
Existem os custos (ou investimentos) do projeto inicial e a manutenção ao longo da vida útil da aplicação, seja ela desenvolvida internamente ou adquirida de terceiros.
No projeto, deve-se considerar o desenvolvimento, testes, aquisição de novo hardware, softwares básicos adicionais, migração de dados e integração com demais aplicações da corporação, além do custo de integração com as plataformas e requisitos de segurança. Os profissionais que irão utilizá-los deverão receber treinamento, que poderá ser apenas técnico, mas eventualmente pode haver mudança de processos internos.
O custo da operação deve considerar o custo do hardware utilizado e sua manutenção por pessoal interno e suporte do fornecedor de hardware, além de back-ups e monitoramento. A depreciação também deve ser considerada.
Um ponto muitas vezes negligenciado é o software básico, tal como banco de dados, seu suporte e custo de licenças, além dos eventuais upgrades. A falta de um upgrade pode levar a uma descontinuação do suporte que aumenta o risco de disponibilidade da aplicação. Este item é normalmente utilizado por várias aplicações, podendo ser rateado.
A aplicação em si, em condições normais, estará sendo constantemente atualizada, por novas demandas do negócio, consumindo recursos humanos para análise, desenvolvimento, testes, homologação e entrada em produção.
No caso de aplicações fornecidas por terceiros, conhecidas como “software de prateleira”, existe a manutenção periódica e também upgrades que podem não ser opcionais.
Por fim, entre os custos estão a própria desativação da aplicação, que pode surpreender, pois deverão ser consideradas integrações, retirada de controles de acesso, entre outros.
No caso de aplicações na nuvem, muitos destes itens serão tratados pelo fornecedor, que estarão no custo recorrente.
Cada empresa tem sua forma de calcular e estimar custos, o que dificulta uma abordagem padronizada, mas a não consideração destes custos pode não levar à melhor tomada de decisão.
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